Organisation de dossier? WTF!

Bonjour les gens.

Je monte mon entreprise sous le statut d'auto-entrepreneur; une entreprise de services en langue: cours, aide aux devoirs, formation, puis de la traduction et de la recherche indépendante. Comme j'en ai ma claque de calculer des scénarii de progression sur 5 ans (durée du statut d'auto-entrepreneur), je me suis décidé à taper dans le concret: la gestion matériel.
A ceci prés que ranger/classer est une compétence qui m'échappe totalement. En fait, la seule chose rangée et classée chez moi, c'est ma bibliothèque (selon la classification Dewey, celle des bibliothèques municipales françaises).

J'aurai à gérer plusieurs types de dossiers:
- les dossiers clients: facturations, devis, plaintes etc
- les dossiers stagiaires: parcours individualisés, suivi hebdomadaire, remarques etc
- les dossiers matériels pédagogiques: évaluations de niveaux, fiches-leçons, évaluations sommatives etc
- les comptes de l'entreprise
- la communication (publicité, réponses/sollicitations à des offres de sous-traitance etc)

Dans mon entourage, on utilise de tout: classeurs, boite de rangement, armoire, casiers etc. J'ai déjà essayé tout ça, mais je n'accroche pas. Je ne dois pas utiliser la bonne méthode de rangement en fonction de l'objet à ranger. C'est soit ça, soit je suis une cause perdue.

J'ai déjà quelques idées de supports. Pour les comptes, des cahiers devraient suffire. Ce n'est jamais qu'une question de soustraction et d'addition, d'imposition et de cotisations sociales. Je maîtrise normalement. A moins qu'il faille un vrai livre de compte en cuir?!

Comment rangez-vous vos dossiers professionnels? Qu'avez-vous comme expérience de l'organisation dans une entreprise?

Désolé, les gens qui rangent les trucs, ça m'a toujours fasciné.

Quand je suis en mission dans une entreprise, pour palier le défaut, je ne m'occupe que des dossiers électronique et je ne touche jamais à "l'hadronique".
À part les factures reçu, pratiquement tous ce que tu énumère là me semble pouvoir être traité sous forme numérique non ?

UK09 a écrit:Bonjour les gens.

Je monte mon entreprise sous le statut d'auto-entrepreneur; une entreprise de services en langue: cours, aide aux devoirs, formation, puis de la traduction et de la recherche indépendante. Comme j'en ai ma claque de calculer des scénarii de progression sur 5 ans (durée du statut d'auto-entrepreneur), je me suis décidé à taper dans le concret: la gestion matériel.
A ceci prés que ranger/classer est une compétence qui m'échappe totalement. En fait, la seule chose rangée et classée chez moi, c'est ma bibliothèque (selon la classification Dewey, celle des bibliothèques municipales françaises).

J'aurai à gérer plusieurs types de dossiers:
- les dossiers clients: facturations, devis, plaintes etc
- les dossiers stagiaires: parcours individualisés, suivi hebdomadaire, remarques etc
- les dossiers matériels pédagogiques: évaluations de niveaux, fiches-leçons, évaluations sommatives etc
- les comptes de l'entreprise
- la communication (publicité, réponses/sollicitations à des offres de sous-traitance etc)

Dans mon entourage, on utilise de tout: classeurs, boite de rangement, armoire, casiers etc. J'ai déjà essayé tout ça, mais je n'accroche pas. Je ne dois pas utiliser la bonne méthode de rangement en fonction de l'objet à ranger. C'est soit ça, soit je suis une cause perdue.

J'ai déjà quelques idées de supports. Pour les comptes, des cahiers devraient suffire. Ce n'est jamais qu'une question de soustraction et d'addition, d'imposition et de cotisations sociales. Je maîtrise normalement. A moins qu'il faille un vrai livre de compte en cuir?!

Comment rangez-vous vos dossiers professionnels? Qu'avez-vous comme expérience de l'organisation dans une entreprise?

Il me semble que la plupart des indépendants ET des entreprises essaient de tout avoir sur PC maintenant.
Il serait plus judicieux que tu élabores une nomenclature intelligente pour tes fichiers et que tu t'y tiennes.

Désolée de te casser le moral, mais tout classement, quel que soit son support, va te demander de la rigueur...
(je n'en suis pas un bon exemple).

Une raison qui peut te motiver : penser d'ores et déjà à la cession de ton entreprise... donc à tout capitaliser.
Mieux tu te seras préparé, plus tu en tireras quelque chose.

Je ne sais pas pour les indépendants, mais tout ne peut pas être gardé sous format informatique, légalement. D'après les gestionnaires de ma boîte, certains contrats, par exemple, doivent forcément être conservés en format papier et n'ont pas de valeur juridique autrement (même signés numériquement). Après, c'est plus l'exception que la règle, ça, et effectivement, 90% de la "paperasse" est sous format informatique avec sauvegarde en RAID + backup régulier (quotidien) dans la plupart des cas.


A part cette précision, je ne peux pas t'aider. En ce qui me concerne, garder et classer ne serait-ce que mes papiers persos est une gageure, un vrai défi que j'ai abandonné, le temps de reprendre mes forces mentales...

Désolé, les gens qui rangent les trucs, ça m'a toujours fasciné.

J'appelle ça des gens bizarres: tu sais qu'ils sont humains, mais pour une raison étrange, tu as du mal à y croire. Comment peut-on ranger?!  

À part les factures reçu, pratiquement tous ce que tu énumère là me semble pouvoir être traité sous forme numérique non ?

La durée de vie moyenne du matériel informatique est inférieure à la durée de vie du papier cellulosé que l'on achète au quotidien pour les imprimantes, dans les cahiers etc. Durée de vie n'est pas obsolescence du matériel. Et la sécurité des documents n'est pas mieux assurée en numérique, au contraire. Donc, informatique oui, mais besoin d'archives physiques comme garanti. Et puis, je suis un vieux con bibliophile!

Il serait plus judicieux que tu élabores une nomenclature intelligente pour tes fichiers et que tu t'y tiennes.

Nomenclature? Je suppose que ça n'a rien à voir avec des crayons de papiers de qualités différentes et les cours de techno...?! Vais voir sur internet ce que je trouve.

Désolée de te casser le moral, mais tout classement, quel que soit son support, va te demander de la rigueur...

La rigueur, j’apprends doucement. C'est surtout à ne pas procrastiner dans le rangement que je dois m’améliorer.

Une raison qui peut te motiver : penser d'ores et déjà à la cession de ton entreprise... donc à tout capitaliser.

Pourquoi cession?! Après moi, le néant! J'ai l'intuition que je finirai ma vie dans cette micro-entreprise, en fait.

D'après les gestionnaires de ma boîte, certains contrats, par exemple, doivent forcément être conservés en format papier et n'ont pas de valeur juridique autrement (même signés numériquement).

En effet. D'ailleurs le concept "d'original"/"copie conforme" se rapporte toujours au format physique. Même les amandes des ASVP sont en fait physiques et non numériques.

En fait, je ne suis pas sur le bon forum! On est tous une bande de dérégulés du rangement!

Dis donc, copain, t'as oublié de me parler de ta sauce au brocoli et je ne t'ai pas dit que j'ai fait des aubergines à la parmesane presque tous les jours. Tout le monde s'en est (pour)léché les babines! ET t'oublies que le seul grand spécialiste de l'indépendance dans les environs, c'est moi, depuis 22 ans pour vous servir. Comptable-fiscaliste, donc. J'ai d'abord un classeur MOI par année : les factures reçues celles que j'ai émises, mes extraits bq, les tickets, tout ça + les déclarations à la TVA. Ensuite, j'ai un classeur (plusieurs pour certains) par client, avec tout ce qui le concerne (vie, mort et miracles, comme on dit par chez nous), y compris ses archives compta, et copie de ses déclarations TVA et fiscales. (si possible par ordre chronologique).
A côté, j'ai plusieurs classeurs de docu que je glane ça et là. La compta sur un programme spécial. La fiscalité, un autre. Correspondance et autres, word et excel. Sauvegardes fréquentes. C'est-y pas beau, tout ça? Enfin! (gros soupir). La dure réalité du procrasse est que j'attends toujours la fois suivante pour classer les docs de la fois d'avant. Que mes propres papiers sont toujours les derniers sur un tas et que je viens d'en retrouver en "souffrance" de classement depuis 2012.  Voilà, si ça peut t'être d'une quelconque utilité ... Chez moi la première consultation est gratuite

Dis donc, copain, t'as oublié de me parler de ta sauce au brocoli

Alors, je me suis fais ça avec du riz et de l'émincé de poulet. Excellent! Il reste des aubergines dans le jardins de ma maman: on va tester ton plat du coup début septembre.

ET t'oublies que le seul grand spécialiste de l'indépendance dans les environs, c'est moi, depuis 22 ans pour vous servir. Comptable-fiscaliste, donc.

Mais non, je ne t'ai pas oublié, camarade! Je savais que tu finirai par venir faire un tour par ici.

Je prend note de tes conseils. Du coup, il me manque un classeur pour la fiscalité. Je pensais ranger comptabilité d'entreprise et fiscalité ensemble.

En fait, la fiscalité, je mets avec ma compta. Sinon, moi aussi j'ai tout essayé et finalement j'en suis revenu aux bons vieux classeurs. Pour l'ordre, l'ordre thématique (par grands thèmes, sinon on est vite à classer chaque doc dans un thème spécial) et à l'intérieur, le chronologique, c'est encore ce qu'il y a de mieux. "Pour les comptes, des cahiers devraient suffire". Si t'as envie de passer tes nuits d'insomnie à vérifier et ré-vérifier des additions et soustractions qui tombent jamais juste, libre à toi. Perso, je préfère un bon vieux fichier Excel (ou équivalent), il calcule plus vite et mieux que toi (avec de bonnes données bien introduites, oeuf corse!). Après, "chacun à sa façon", tu trouveras le (dés)ordre qui te convient le mieux. A propos de riz, as-tu déjà essayé l'ossobuco, (qui va avec du riz  )
P.S. tes nuits sans jeunes femmes pour te tenir éveillé, ça commence à m'inquiéter, fiston. ça doit qd-^m pas être bon pour ta santé.  

Pour l'ordre, l'ordre thématique (par grands thèmes, sinon on est vite à classer chaque doc dans un thème spécial) et à l'intérieur, le chronologique, c'est encore ce qu'il y a de mieux.

Je note, professeur.

Si t'as envie de passer tes nuits d'insomnie à vérifier et ré-vérifier des additions et soustractions qui tombent jamais juste, libre à toi. Perso, je préfère un bon vieux fichier Excel (ou équivalent), il calcule plus vite et mieux que toi (avec de bonnes données bien introduites, oeuf corse!).

Pour l'instant les cahiers suffiront: mon CA annuel ne devrait pas dépasser 8000 euros avant la 3ème année d'exploitation. C'est une micro entreprise toute mini mini encore.
Mais je vais essayer quand même la comptabilité sur tableur en parallèle.

A propos de riz, as-tu déjà essayé l'ossobuco

Je ne sais même pas ce que c'est... Je vais me renseigner.

tes nuits sans jeunes femmes pour te tenir éveillé, ça commence à m'inquiéter, fiston. ça doit qd-^m pas être bon pour ta santé

J'ai besoin de jolies jeunes femmes en journée pour me tenir éveillé: la nuit, je reste dans mon lit à lire en attendant que le sommeil veuille bien se présenter...

Il serait plus judicieux que tu élabores une nomenclature intelligente pour tes fichiers et que tu t'y tiennes

C'est fait: avoir code couleur, étiquette, conteneur de rangement etc.

Ainaelin a écrit:Je ne sais pas pour les indépendants, mais tout ne peut pas être gardé sous format informatique, légalement

Ainaelin a raison. Je vais revérifier pour la facturation (qui doit être suivie).
Sinon, tout le reste peut être sous forme informatique.

Les comptables sont désormais en connexion directe avec les banques. Sauf erreur, ils pointent, mais ne font plus aucune saisie.

"en parallèle", c'est con, c'est un perte de temps (t'en as trop?)
Ta dernière citation, c'est pas moi : je ne dis jamais de gros mots genre "nomenclature"
L'ossobuco, comme son nom l'indique, c'est un gros os (fémur) avec un trou plein de moelle au milieu et de la viande autour. Pas se laisser arnaquer, le vrai c'est celui de veau. ça se cuit minimum 2 heures à feu doux dans une cocotte avec oignon tomates (et un peu de légumes si affinités). Servir avec du riz et un petit vin rouge  
P.S. t'es plus ou moins obligé d'entretenir un comptable ?

Ta dernière citation, c'est pas moi : je ne dis jamais de gros mots genre "nomenclature"

Non, je sais: j'ai même dû chercher ce qu'est une nomenclature... mais comme c'est une camarade linguiste - Fabuliotte - qui a sorti ce mot, c'est tout pardonné!

"en parallèle", c'est con, c'est un perte de temps (t'en as trop?)

Non, du temps j'en manque. Mais depuis mon enfance, je suis entouré par l'informatique: sans être un expert dans la pratique, je connais suffisamment ce monde pour en connaître les limites, notamment en terme de "sauvegarde" de l'information, de communicabilité, de mobilité etc.
Mon premier disque dur date de mes 10ans: il était Hs avant mon entrée au lycée; mon troisième a grillé en 2010: il datait de 2006 et en 2010 donc, j'ai perdu plus de 500 pages de matériels brutes pour mes études... Non imprimer évidemment. Par contre, j'ai dans ma bibliothèque de livres qui datent de plus de 30ans, parfaitement utilisables.

L'ossobuco, comme son nom l'indique, c'est un gros os (fémur) avec un trou plein de moelle au milieu et de la viande autour. Pas se laisser arnaquer, le vrai c'est celui de veau. ça se cuit minimum 2 heures à feu doux dans une cocotte avec oignon tomates (et un peu de légumes si affinités). Servir avec du riz et un petit vin rouge

Du Saint Emilion ça irait? Je n'ai plus rien d'autres que ça. par contre, 2 heures du cuisson, je ferais ça quand j'aurai pas mon fils avec moi...

P.S. t'es plus ou moins obligé d'entretenir un comptable ?

Un comptable, non, pas que je sache. Je dois juste tenir mes comptes à jour et pouvoir les justifier aux impôts et au Pole Emploi et CAF. sachant que ma compta privée et ma compta entreprise ne font qu'une.

Toi pas comprendre. Tu mets la cocotte sur le feu doux et tu pars jouer avec ton gamin ou draguer les nouvelles zebrelles ici.