Je hais les emails! Vous avez des astuces pour gérer cela?

Bonjour à tous,

Je cherche une solution créative pour gérer ma relation à ma boite mail.
Je déteste y aller, j'ai toujours l'impression qu'on me demande de gérer les problèmes comme des problèmes techniques et cela m'ennuie et me bloque. Je préférerai recevoir sans rendez-vous même jusqu'à tard mais au moins voir les personnes en face et avoir l'ensemble des données sous les yeux avant de répondre.
Sion, il faut renvoyer un email en posant une question pour connaitre le contexte, on ne sait pas comment les personnes réagissent en face, il faut attendre la réponse, re-réagir, en attendant, je me suis occupées de plein d'autres choses et j'ai perdu le fil. Et puis l'email peut être reforwardé à n'importe qui, je ne sais jamais qui mettre en Cc ou en Cci, quoi mettre dans l'objet.
Bien sûr, je suis au courant qu'on ne peut pas juste fermer sa boite email aujourd'hui, et professionnellement, je ne le peux certainement pas.

Rencontrez-vous ce genre de problèmes? Avez-vous trouvé des "trucs" soit pour mieux le vivre, soit pour éviter d'avoir à le vivre?

idem .. j'arrive jamais a aller voire .... je doit avoir x millier de page de mail non lut

( sauf que moi se n'est pas a un niveau "professionnelle" )

bonne chance a toi !

( oui s'est un message inutile mais bon... )

Je n'aime pas l'écrit non plus, pareil. C'est stressant en attendant la réponse, oui, et en plus c'est épuisant de monopoliser son attention comme ça pour une espèce de papillon comme moi qui ne peux m'empêcher de voler d'intérêt en intérêt.
Vive les chats ! Vive Skype ! Vive la vidéo !

Tête d'Ampoule a écrit:Vive les chats ! Vive Skype ! Vive la vidéo !

  

J'ai le même problème avec ma boite aux lettres physique, je passe parfois un mois sans y aller, du coup quand je paye une facture c'est souvent une relance!

Bonjour Sico,

Professionnellement les mails sont très bien tant qu'il n'y a pas de problèmes relationnels. Dès que ça commence à sentir le roussi, vaut mieux prendre son téléphone ou organiser une réunion.

Et avoir plusieurs casseroles sur le feu, plusieurs conversations en cours et donc finalement plusieurs problèmes à gérer c'est aussi, me semble-t-il, une question d'organisation, de gestion de son temps.

Si tu ne peux pas fermer ta boîte mail tu peux peut-être te fixer certaines règles, deux fois par jour par exemple.

Le cci est à proscrire et le CC, celà dépend de l'organisation de la boite. Et puis il y a des boss qui veulent être en CC de tout et d'autres qui veulent l'être le moins possible.

Voilà, je ne sais pas si cela t'aidera beaucoup...


F.

Ta boite à emails est un outil comme un autre, et il faut l'apprivoiser. Elle ne remplace pas les rencontres en direct ou le téléphone, c'est un complément.

Tu peux la paramètrer pour qu'elle fasse une partie du travail pour toi: créer des dossiers dans ta boite de réception pour que ton logiciel trie ce qui arrive et range les emails directement dans des dossiers (par expéditeur, sujet..) ou faire toi meme le tri avant de traiter les emails (à traiter aujourd'hui, demain dans la semaine; ou par sujet, expéditeur, projet...) ou après avoir traité tes emails. Selon les logiciels, tu peux donner des couleurs ou mettre des drapeaux aux emails par priorité, sujets, expéditeurs...Ca c'est pour le coté organisation.

Fréquence, comme dit Fabiano, selon le travail que tu fais, tu n'es pas forcement obligé d'avoir ta boite ouverte en permanence, ça évite d'avoir l'impression d'être sollicité en permanence. Tu ouvres ta boite seulement 2 ou 3 fois par jour, et tu les tries ou traites à ce moment-là. Bien que l'email donne une impression d'instantanéité, la plupart du temps, il n'y a pas besoin de répondre aux emails dans l'instant. A toi de les intégrer dans ton planning ou ton organisation du travail.

Pour le ton, comme Fabiano, et sinon, en fonction de ton interlocuteur, tu peux faire des emails rapides sans formalités, ou devoir élaborer des réponses qui dans ce cas ressemble à des lettres. Les formules de politesse sont utiles et le ton ne doit pas être trop directif, c'est souvent le risque lié au fait qu'on écrit plus rapidement un email qu'une lettre. Selon l'interlocuteur, un petit smiley peut aider à faire passer le ton que l'on veut donner à ce que l'on dit. Et un email peut être un texte construit: dans ton exemple, tu poses une question, puis une autre...tu peux rédiger un email posant toutes les questions bien présentées, et demander au destinataire de répondre dans l'email sous chaque question en utilisant une autre couleur...ça t'évite de perdre le fil et te permet de garder tout l'historique de la discussion.

Pour l'objet de l'email: il doit être informatif et permettre de retrouver facilement l'email (demande d'information sur, en reference au project xxx, budget du projet xxx, explication sur xxx..., rapport numéro xx du xx: questions complémentaires...). Certaines structures ont des règles pour rédiger l'objet (toujours mettre une référence ou une date ou destinataire/envoyeur...). Pour les Cc et Cci, les cci ne servent à peu près à rien (sauf si tu fais une mailing list pour laquelle tu ne veux pas que les destinataires voient les adresses des autres), tu peux toujours transférer ton email à un autre destinataire en clair ensuite. Pour qui mettre en Cc, hmm, ben, il faut savoir dans quelle structure on travaille et avec qui et quel rôle on a dans la structure...

Pour les emails qui peuvent toujours être transférés à d'autres, et bien non, la plupart des logiciels donnent des options possibles de non transfert d'emails, il faut vérifier les paramétrages et pour un email dont on veut être sur qu'il ne sera pas transféré, on clique dans la bonne case et ça bloque le transfert. Néanmoins, il faut toujours garder en tête que c'est un écrit, qui reste, et donc faire attention à ce qu'on écrit et à la façon dont on l'écrit. Si on est énervé, on écrit l'email en brouillon et on ne l'envoie pas, on le relit quelques heures plus tard et on le corrige.

Le pb ce n'est pas les mails ce sont les gens qui ne savent pas lire et écrire,
et dont tu n'as certainement pas envie pour autant d'entendre la voix stupide au téléphone.

Au niveau professionnel, j'adore les e mails.

Interrompre et repartir dur un pb ne me pose pas de pb.

Je peux juste te donner les points positifs que j'y trouve:

- trace écrite: donc les personnes qui changent d'avis toutes les 5 min, qui te filent des fausses infos, qui disent un truc à l'un et un autre truc à l'autre: tu peux les coincer rapidos. Pour mettre les autres devant leurs incohérences, hyperpratique le mail. Pour ma part, ça ne s'est pas retourné contre moi (à ce jour).

- je tourne les choses de façon toujours correcte et aimable (même si parfois j'ai envie de gifler la personne en face: en face à face ou meme au téléphone je m'énerverais, alors que le mail me permet d'adoucir mon propos pour qu'il passe, parfois j'envoie des mails très secs aussi, ça passe beaucoup mieux que si je faisais ma demande en direct. Les personnes que je contacte par mail je ne les ai même parfois jamais vues en vrai.
Je tourne les choses en interrogation, de façon à ne pas heurter si les personnes ne sont pas du tout d'accord, et voir ce qui va bloquer pour en discuter dans le mail suivant

- ça me permet d'avoir tout l'historique de la gestion d'un problème,
et également d'avoir des infos précises, d'envoyer des liens avec des textes de loi ou des références biblio pour étayer mon propos et éviter ainsi des heures de discussions,

En pratique je fais comme ça:
- je lis mes mails environ toutes les 2 heures, je note sur une feuille un résumé du mail en qlq mots, je réfléchis un peu, je réponds à tous les mails à la suite avec ce que j'ai noté sur ma feuille. Et je pars faire autre chose. Je ne fais pas que ça, mais c'est vrai que ça prends du temps. Mais avec mes collègues, au téléphone c'est beaucoup plus long de gèrer les problemes: les gens blablatent, je ne supporte pas ! donc le mail c'est le top pour moi: on a les infos et pas trop de blabla. Quand le problème est règlé: je jette tout à la poubelle.

Mais ça n'est pas adapté à toutes les situations... en tous cas pour moi, c'est nickel !

On va voir ce qui ressortira de tout cela.
Merci en tout cas... Je vous ferai part de mes conclusions personnelles en la matière...
Bonne journée.

Travaille bien !
Pour l'objet du mail je fais genre ça

pb mail/sico/infos/ZC
puis je modifie un peu en fonction de l'avancée
pb mail/sico/infos/résumé
pb mail/sico/infos/diffusion
pb/mail/sico/mise en place

et ainsi de suite, bref pour avoir une idée d'où on en est

pour les CCi je sais pas à quoi ça sert, pour les CC, je mets les personnes concernées directement (tous ceux qui ont une réponse à envoyer sur le mail en question ou qui auront à intervenir dans la prochaine étape, en leur ajoutant "pour info" comme ça ils savent qu'ils n'est pas urgent et qu'ils le verront plus tard)

mais certains rajoutent les chefs en cours de discussion, ce que je trouve déplorable (mais bon c'est toujours en ma faveur jusqu'ici, donc maintenant on discute entre nous, gentiment, et un peu plus sérieusement :-) )

Uccen, elle est minuscule ta croix !

Les CCi sont une copie à destinataire invisible. Ça sert surtout aux mails de groupe, pour des mrmbres d'association ou des clients, afin que chaque membre ou client ne puisse connaître l'adresse mail des autres. C'est bien pratique !

gou-da-s a écrit:Uccen, elle est minuscule ta croix !

Oui je sais j'ai hésité une fraction de temps fou à la mettre grassement imposante,
mais j'aime pas trop pelussoyer ou dire que je le fais, mais bon quand même puisque tu m'obliges à m'étendre là-dessus à rebrousse-poils ben ouais j'ai bien aimé ton petit texte qui raconte bien l'utilisation de la messagerie professionnelle, en effleurant à peine (ben ouais pas brutalement) la compilation de messages dépareillés par les non conscencieux afin d'en ressortir l'imbitable historique avec éléments joints que personne d'autre que toi ne prendra en compte mais c'est pas grave tu les enfonces bien dans leur défaut de rigueur et approximation de raisonnement et de logique suivie dans la réponse, ces gougnaffiers qu'on va pas en plus perdre du temps à appeler pour imaginer leur haleine à ton oreille.

Mais bon faut pas rêver,
ce n'est pas très efficace et tu ne te fais pas d'amis.
Tant mieux j'en veux pas, et j'aime bien être inutile.

Je t'interdis de montrer que tu es d'accord, même petitement, avec moi.

A quoi ça sert les amis Uccen, sérieux ?

ok, merci j'ai appris un truc pour les Cci... on sait jamais ça pourra peut-être servir.

Je sais pas j'en ai jamais eu.

Elles sont bonnes tes fesses ?
Si nous nous sommes accorts on le montrera pas d'accord.

Mon cul était un des plus beaux de la ville. Aujourd'hui, je pense qu'il tombe autant que tes couilles.

Je suis haut perché tout de même,
bon je reviendrai un jour de disette.