Être scanneur... et organisé

Ces derniers temps je me suis rendu compte de la pression qu'exerçait sur moi ma scannitude.
Curieusement je subissait mon stress depuis toujours en me disant que c'était dans ma nature et que je ne pouvais rien y faire.
Le hasard de mes lectures m'a dirigé vers les livres de David Allen, 'Getting Things Done' et 'Making it All Work', expliquant sa méthode d'organisation.
Et bien, mes comparses scanneurs, j'y ai trouvé des diamants... et j'ai décidé de me donner une chance.
Je dois bien avouer qu'étant un peu maniaque j'avais déjà une base d'organisation mais passé les premières difficultés, j'ai reussi à mettre un peu de focus sur ces méthodes.
Et, croyez-moi, je ne suis pas déçu car mon niveau de stress a dramaticalement chuté.
David Allen part du constat que tout se qui est dans votre tête n'est pas organisé. Je pensais que la vie était floue, je ne sais pas si vous êtes dans ce cas (?).
Et aussi que mon besoin compulsif de compréhension du monde, de tout essayer, de tout maîtriser (belle utopie, hein ?) vient de ce flou, de cette impression que les autres savent tellement de choses, contrairement à moi qui reste dans le brouillard.
Le premier concept de GTD est donc de coucher sur papier tout ce qui vous préoccupe, c'est à dire les pensées, les idées, les projets et les trivialités du style 'appeler le garage pour la vidange'.
Certains auront déjà découvert les bénéfices de trimballer un petit carnet en permanence.
Ce n'était pas mon cas et je dois bien avouer que j'ai eu quelques loupés au début, n'ayant pas les réflexes, mais vous ne me verrez plus aujourd'hui sans un petit carnet dans la poche.
Une fois tout ce bazar couché sur papier, vous pouvez alors l'organiser, plannifier (j'utilise Google Calendar pour ma part) voir même jeter ce qui vous ne semble plus important, mais comme c'est désormais noté, cela n'encombre plus inutilement vos pensées...
Tous les jours je 'vide' mon carnet sur mon ordinateur, j'ai trouvé le logiciel Evernote idéal pour cela, et une fois par semaine je revois l'ensemble de mes notes, de mes agendas et je tri, j'organise, je plannifie et je jette...

Mes grands thèmes sont : Actions, Projets, Pas maintenant, en attente, agenda et références (j'en ai beaucoup plus que cela mais en gros ce sont les catégories de base) :
Dans Actions, je mets toutes les actions à faire. Il s'agit de véritables actions physiques, c'est à dire plutôt 'appeler le garage pour la vidange', que 's'occuper de la voiture'. Cela permet de clarifier instantanément ce qu'il y a à faire et de lutter contre la procrastination (s'épargnant l'effort de réflexion au moment de passer à l'acte)

Dans Projets, c'est tout ce j'ai sur le feu, 'écrire tel livre', 'ranger le garage', 'passer du temps avec mes enfants', etc. Lors de ma revue quotidienne je décompose ces projets en action physiques et plannifie la prochaine action qui fera avancer le projet (très puissant...).

Dans 'Pas maintenant' je note tous les projets sur lesquels je ne peu pas me concentrer en ce moment même, 'Obtenir la certification PMP', 'Ecriture d'un programme de création de listes de courses', etc. Souvent ce sont des 'Projets' que je me suis décidé à déplacer ici en voyant que je n'y arrivait pas (trop de choses en même temps, vous connaissez ? héhé)
Le fait que ces projets 'Pas maintenant' soient là, a attendre est en soit un soulagement, rien n'est perdu et le jour ou je peux y porter mon attention ils passent dans la catégorie supérieure...

Le carnet 'En attente' me permet simplement de garder une trace de ce qui n'est pas en mon pouvoir de faire avancer, 'En attente du planning de mon collègue pour organiser une réunion', 'En attente de tel kilométrage pour faire la vidange'...
'Agenda' est pour tout ce que je dois dire à certaines personnes la prochaine fois que je les vois, 'Tartempion : me donner le rapport financier annuel', etc.
Le carnet 'Références' contient tout le reste et mérite sa propre organisation... J'y stocke mes mots de passes, idées, articles, contacts, photos, procédures, etc...

L'avantage d'Evernote c'est qu'il se synchronise sur le Cloud, je n'ai donc aucune chance de perdre mes données et surtout, je peux les récupérer de n'importe où (avec une connexion internet).

Et vous, êtes-vous organisés ? De quels outils vous servez-vous pour garder une trace de vos projets ?

Cordialement,
Serge

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Google Calendar est vraiment pratique, pour les même raisons qu'Evernote car il permet de retrouver son agenda n'importe ou dans le monde, le matin à la maison, dans le train sur la tablette et au boulot dans la journée...
Tu peux aller plus loin que les rendez-vous, tu peux aussi créer des actions périodiques (vérifier les piles des détecteurs de fumée toutes les 2 semaines, préparer le kimono de ton fils tous les mardis soirs, télécharger les factures internet tous les mois, etc.)
Tu es la deuxième à me parler de To Do List, il va falloir que je songe à explorer cette piste... Dans l'idéal j'aimerai me programmer une petite interface qui récupère uniquement les Actions de mon carnet Evernote... Peut-être que je peux essayer de combiner cela à To Do List, je vais me le noter dans les projets (un de plus ou de moins...).

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Merci beaucoup Loïc, je vais définitivement regarder cela de près

La liste de choses à faire "papier" est déjà un grand pas, surtout quand on est un scanneur anxieux.
Au début j'étais soigneusement bordélique, et puis il y a quelques années j'ai compris qu'on s'épargnait quand même pas mal de crises d'angoisse quand on était suffisamment ordonné pour ne pas se trouver en faute ni pris au dépourvu...
Classeur avec toutes mes cartes et fiches de terrain, carnets et crayons, listes, tableaux récap... A chacun son outil, le tout est qu'il soit d'une mise en oeuvre très commode, sinon, à tous les coups on procrastine ladite mise en place. Le fameux paradoxe du bordélique : avec tout le temps qu'il perd dans son désordre il n'a pas le temps de s'organiser. C'est comme le PC à la mémoire vive saturée qui du coup n'a pas assez de ressources pour déclencher l'opération de fermeture de l'appli qui bouffe trop de ressources.

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Entièrement d'accord avec toi Fusain.
Pour ma part j'ai mis énormément d'énergie dans la création de mon système, comme je le fais pour les démarrages de tous mes projets. C'est quand il a fallu se discipliner pour appliquer au jour le jour que les problèmes ont commencés... Mais aujourd'hui je suis heureux de m'y être plié car c'est une véritable délivrance.

La GTD, j'en ai entendu parler il y a plusieurs années, c'est rangé dans la liste des trucs à regarder, mais j'ai pas encore fait

Serge a écrit:L'avantage d'Evernote c'est qu'il se synchronise sur le Cloud, je n'ai donc aucune chance de perdre mes données et surtout, je peux les récupérer de n'importe où (avec une connexion internet).

Là je vais être un peu hors-sujet, mais je te pose la question : comment peux-tu être certain de ne pas perdre tes données en les confiant à un tiers ?

Je ne nie pas le côté commode de la chose, quoique tu peux faire exactement la même chose chez toi, en hébergeant tes propres données (ton calendrier et tes notes) tout en pouvant y accéder de n'importe où, comme dans le cloud. En exemple récent, il y a l'affaire MegaUpload ; des gens s'en servaient comment sauvegardes de leurs propres données jusqu'au jour où la prise a été débranchée : FAIL.

Travailler en cycle, pour ce qui n'est pas nécessairement sorti de suite. Dès que ça bloque en scan, hop je saute sur le nénuphar suivant. Puis ainsi de suite, et je reviens dès que je peux sur le nénuphar de départ, je saute en rond donc, pour revenir ensuite sur les nénuphars-projets non-finis ou qui peuvent se poursuivre (un autre dessin, une autre histoire).

Certains nénuphars (ou branches d'abres, mais pour sauter en rond, c'est plus parlant et amusant de prendre des nénuphars), se développent ensuite en germes dans la tête, en arborescence, pendant que je m'occupe directement d'autre chose. Et quand je reviens dessus, cela a poussé plus clair dans la tête.


Je me fais des notes sinon pour ce qui ne sortira pas de suite, mais que ce soit mis sur le papier ou en mémo pour le moment où j'en aurai besoin.

+ Cahier de croquis et esquisses
+ cahier de notes d'histoires à écrire
+ mémo informatique des auteurs à lire, théories à scanner, classé par thèmes.
+ pearl tree pour hiérarchiser et partager les liens internet selon les dossiers qui me tiennent à coeur de mettre de côté pour un autre jour, histoire d'avoir dessus un regard sur le long terme ensuite

Kara, je me retrouve entièrement dans les cycles dont tu parles.
L'avantage de noter c'est que tu n'as plus la pression de faire tout de suite, c'est là, rangé bien au chaud pour y revenir quand ton esprit pourra à nouveau se focaliser dessus.

Wanig, je suis en train de regarder pour me fabriquer mon propre cloud car j'ai les mêmes questionnements quand à la relative assurance de confier mes données à des tiers. Concernant Google Calendar, je n'ai pas d'alternative pour l'instant si ce n'est passer par le serveur Exchange de ma boîte mais au final ce n'est que déplacer le problème.
Pour Evernote, les données sont tout de même stockées également en local et entièrement dissociées du logiciel, c'est à dire que je peux y accéder à la fois sans connexion internet et à la fois sans le logiciel Evernote (mais ce serait un peu hard-core pour l'instant de développer ma propre interface...)

Pour l'instant je n'ai pas d'IP fixe à la maison mais cela ne devrait plus trop tarder et à ce moment j'aurai mon propre serveur. Quoi qu'il en soit je suis extrêmement précautionneux concernant les sauvegardes et je trouve ces gens inconscients d'avoir entièrement out-sourcé leurs données personnelles...

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@eude

Le logiciel est un petit plus car il peut t'aider à rassembler les notes manuscrites que tu as prises durant la journée.
Mais la clef de voûte du système c'est de consacrer un moment toutes les semaines pour tout reprendre, organiser et planifier afin de faire avancer tout cela (ou d'ailleurs décider de ne pas faire avancer...)

Pour ma pars! Je ne réussi pas de manière efficiente, je connais tous ces trucs! Je les ai utilisé dans le cadre du travail etc.. Mais le problème c'est le temps que ça bouffe! Même si une délivrance mentale en ressort. Je suis thqi/tda donc comme vous un scanneur extrême. Je veux tout faire, tout essayer et tout inventer.  Des listes j'en ai partout, des type d'organisation sur mon ordi sur mon téléphone sur des logiciels etc. Je suis désorganiser dans mes types d'organisation. Le problême c'est que dans le feu de la journée j’oublie souvent de les consulter, même si mon téléphone sonne pour me dire de faire tel chose souvent j'ai pas le temps de le faire sur le moment ou je ne l'entend pas car je ne l'ai pas avec moi. Pour survivre, dans tout mes projets (ferme maraichère (menuiserie, charpenterie, invention, aménagement des système agro-sylvicole, irrigation, gestion, planification/développement)  , conseiller en aménagement écosystémique (recherche, développement aménagement et bcp de bénévolat) et enseignant (juste continuer d'apprendre et focaliser sur le besoin de mes étudiants ouff ça c'est relaxant), j'ai développer un système en moi d'organisation intuitif qui est dure à expliquer c'est un mélange d'un peu tout ce qui à été mentionné ici. C'est à dire oui l'organisation de bases : les mémos les listes de priorité, Hiérarchisation des étapes dont bcp en concomitance. mais surtout les îlots de travail (nénuphars?) j'y organise les objets pour qu'ils me donne l'ordre des chose a faire avec des fois d'autre ti mémo, j'y butine jusqu'à ce que un autre projet devient plus urgent ou qu'une urgence m'oblige à porter actions et sur une ferme c'est très souvent. Ce système qui va bonhomme allant pas mal bien est compromis souvent par le ménage que mon ex (mais encore ma conjointe de vie ) fait dans la maison ou ailleur sur la terre et je la comprend car elle à besoin d'ordre feng-shui pour être en équilibre dans sa tête. Mais pas moi!

Si tout est vide je me sens relaxe mais je suis perdu je sais plus quoi faire je cherche tout. Je perd un temps immense à tout remettre en place pour pouvoir continuer à travailler sur tel ou tel projet. C'est un des rares point ou on est pas compatible et c'est triste car on doit vivre dans des lieux différents.

Dans tout les cas j'y suis pas encore arriver a trouver un système parfait ou moi et mon entourage se sente pleinement épanoui, mais j'y travail...

Sciberâne a écrit:Pour ma pars! Je ne réussi pas de manière efficiente, je connais tous ces trucs! Je les ai utilisé dans le cadre du travail etc.. Mais le problème c'est le temps que ça bouffe! Même si une délivrance mentale en ressort. Je suis thqi/tda donc comme vous un scanneur extrême. Je veux tout faire, tout essayer et tout inventer.  Des listes j'en ai partout, des type d'organisation sur mon ordi sur mon téléphone sur des logiciels etc. Je suis désorganiser dans mes types d'organisation. Le problême c'est que dans le feu de la journée j’oublie souvent de les consulter, même si mon téléphone sonne pour me dire de faire tel chose souvent j'ai pas le temps de le faire sur le moment ou je ne l'entend pas car je ne l'ai pas avec moi. Pour survivre, dans tout mes projets (ferme maraichère (menuiserie, charpenterie, invention, aménagement des système agro-sylvicole, irrigation, gestion, planification/développement)  , conseiller en aménagement écosystémique (recherche, développement aménagement et bcp de bénévolat) et enseignant (juste continuer d'apprendre et focaliser sur le besoin de mes étudiants ouff ça c'est relaxant), j'ai développer un système en moi d'organisation intuitif qui est dure à expliquer c'est un mélange d'un peu tout ce qui à été mentionné ici. C'est à dire oui l'organisation de bases : les mémos les listes de priorité, Hiérarchisation des étapes dont bcp en concomitance. mais surtout les îlots de travail (nénuphars?) j'y organise les objets pour qu'ils me donne l'ordre des chose a faire avec des fois d'autre ti mémo, j'y butine jusqu'à ce que un autre projet devient plus urgent ou qu'une urgence m'oblige à porter actions et sur une ferme c'est très souvent. Ce système qui va bonhomme allant pas mal bien est compromis souvent par le ménage que mon ex (mais encore ma conjointe de vie ) fait dans la maison ou ailleur sur la terre et je la comprend car elle à besoin d'ordre feng-shui pour être en équilibre dans sa tête. Mais pas moi!

Si tout est vide je me sens relaxe mais je suis perdu je sais plus quoi faire je cherche tout. Je perd un temps immense à tout remettre en place pour pouvoir continuer à travailler sur tel ou tel projet. C'est un des rares point ou on est pas compatible et c'est triste car on doit vivre dans des lieux différents.

Dans tout les cas j'y suis pas encore arriver a trouver un système parfait ou moi et mon entourage se sente pleinement épanoui, mais j'y travail...

Je suis un peu dans ton cas... GTD & co, j'en soupe mais...quand je regarde ma (mes!!!) TODO, je vois certaines actions qui "ne me parlent pas" et je n'arrive pas à mobiliser ma motivation pour me lancer...
Donc oui c'est bien, ça aide mais... je me rends compte que cela ne suffit pas !

Vos messages me font rire!!! Je me reconnais tellement dedans :p

En conseil je peux simplement donner d'essayer de s'organiser avant toute chose, sinon ça part en live...... Et oui une pochette ou autre pour rassembler toutes les choses essentielles ça aide beaucoup!